紙カルテのデータ化実現は安心・安全な国内BCP対策が決め手

増え続ける「紙カルテ」のデータ化を模索

湘南美容クリニックでは、15年にわたって全国の各クリニックそれぞれが紙カルテを個別に管理してきました。現在はSBCメディカルグループ全体で年間約66万人の患者様が来院しますので、当然、紙カルテの数は膨大です。例えば新宿本院には約11万人分の紙カルテがあって11～12脚のラックで管理していますが、すでに院内だけでは置ききれない状況でした。この膨大な数の紙カルテの保管スペースを確保することは、私たちにとって大きな負担となっていました。これがきっかけで、紙カルテのデータ化を検討するようになったんです。

まずは画像データ化でカルテ保管スペースを縮小

本来ならば紙カルテを止めて電子カルテに移行していきたいところなのですが、今までの運用フローを大きく変えることについては様々な議論がありました。そこでまずは電子カルテを導入するまでの過渡期として、紙カルテをスキャンして画像データに変換し保管することにしました。スキャンした紙カルテを基本的には順次廃棄する^※ことで、保管スペースが縮小できると考えたわけです。このスキームならば、無理なく始めることができます。

※法律で定められた保管期限内の紙カルテを破棄するには、スキャンしたカルテデータに電子署名とタイムスタンプを施す必要があります。

費用対効果の高い提案が決め手に

紙カルテのデータを効率よく利用・保管するシステムを導入するにあたり、複数のSIベンダーに声をかけ、提案を依頼しました。その1社がクララでした。直接お会いして「世の中にないようなカルテシステムをいち早く実現したい」という経営トップの意向も伝えつつ要件を相談したところ、非常に短時間のうちに私たちの要望を理解してくださり、「最短でいつまでにできる」というどこよりも明確な提案をすぐにいただけました。当初はコストよりもスピードを重視していましたが、クララの提案は他のSIベンダーに比べて圧倒的にコストパフォーマンスの良いものでした。これが決め手となって、クララとの契約に至りました。

安心・安全な国内でのBCP対策を実現

私たちにとって患者様のカルテは、非常に重要な機密情報です。新しいカルテシステムでは万一の事態を想定し、BCP対策も要件に組み込みました。データのバックアップ先としては海外のクラウドサービスを利用することも考えられますが、患者様のカルテという機密情報を海外のサーバに保存した場合、日本の国内法がどこまで適用されるのかという不安があったことから、バックアップ先も国内のサーバという条件を提示していました。
これに対しクララに提案していただいたのが、さくらインターネットの北海道・石狩データセンターをバックアップサイトとして活用するというものでした。当初は国内ならば西日本だろうかと漠然と思っていましたが、石狩は地震が少なく国内屈指の安全な場所だと聞き、安心しました。
クララが同業者であるさくらインターネットのサービスを私たちの要件に最適と判断して提案してくれたのには驚きでした。安心してお任せできるのは、クララがさくらインターネットと良いパートナー関係を築いているからです。

わずか1カ月でシステム構築、運用スタート

クララから提案をいただいたのは、2014年11月。それから比較検討したのちに、翌12月に正式発注しました。実際のシステム構築はものすごく早く、わずか1カ月後の2015年1月から運用をスタートすることができました。
もちろん、SBCメディカルグループ全院の紙カルテをデータ化するのには時間がかかるので、一部のクリニックから徐々に切り替えています。紙カルテは従来、診察後5年間^※という保管期限を設定していましたが、データ化したカルテは保管期限を設けず、一度来院した患者様の記録として残すようにしています。

※カルテは医師法24条により5年間の保管義務が定められています。

ビッグデータの有効活用を目指す取り組みも開始

新しいカルテシステムの目的は、保管スペースの削減やBCP対策だけではありません。ビッグデータである膨大なカルテ情報の活用も大きな目的です。
当院では、一度お越しいただいた患者様のリピートを重視しています。これまでもフォローメールをお送りして様々な情報をお伝えしていましたが、ビッグデータを活用すればより患者様にあった情報が発信できるようになります。年齢別・お住まいの地域別といったアプローチにもデータを活用していきたいですね。
他にも、「この施術ならこのドクターが得意です！」という情報を過去のデータに基づいて患者様にお伝えできるようになるので、満足度の向上にもつながると期待しています。

今後は基幹システム連携やモバイル活用を視野に

今後は患者様の情報を管理している基幹システムと連携させ、基幹システムからボタン1つで患者様のカルテ情報を取り出せるような仕組みを考えています。これが実現されれば、各院で管理していたカルテを一元化し、同じ患者様が違うクリニックを受診されても情報を共有することが可能になります。
また、従来は別に管理していた症例写真を、データ化したカルテと紐づけて管理しようという取り組みも同時に始めています。さらに、クリニック内で手軽にカルテを閲覧できるよう、タブレットなどのモバイル端末の活用も検討しています。

カルテシステム以外でも頼れるパートナー

私たちは医療機関という特性上、評価が厳しくなりがちですが、クララの提案力やエンジニアのスキルの高さを高く評価しています。カルテシステムの運用を一部お任せしている部分もあり、いまや情報システム部門の1チームとして機能しています。今後も、私たちの目指す方向にぴったりな新たな取り組みや意見を提案していただく、良きパートナーとして期待しています。