印鑑出社を脱却！電子捺印・契約サービス「Holmes（ホームズ）」を使ってみた。　その２

2020年5月29日

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コロナショックにより、多くの企業が準備が整いきる前に半強制的な｢在宅勤務｣にシフトしました。
そんな「半強制的なテレワーク整備」において、ローコスト、かつリソースを圧迫しすぎない方法でオンラインに順応していくためにはどうすればいいのでしょうか。

弊社クララでは、withコロナ・Afterコロナの時代に働き方の変革について課題を抱えていらっしゃる企業様のお役に立てるよう、弊社が今回のコロナ禍の中で取り組んでいること、在宅勤務に移行して気付いたこと、テレワーク用サービスを導入して気付いたことなどを、自社の導入実体験と合わせてご紹介していきます。

今回は、前回に引き続き電子捺印・契約管理サービスの導入後、使ってみた気付いたこと・今後の課題として認識したことをお伝えしていきます。

 

Holmes契約後、初期設定で必要なことは3つだけ

その１でもお伝えしましたが、Holmes Cloudは契約後から利用開始まで、非常に簡単にスムーズに設定することが出来ました。
導入ハードルを低く設定するのは、サブスクリプション型サービスにとって重要なのだと、改めて顧客側として実感したサービスでした。

    1. 支払い方法の登録
      ダッシュボードのgeneral設定からクレジット登録か請求書対応が可能です。

 

    1. 印影画像/署名の追加
      電子締結において印影は効力をもたないが、契約書の見た目を担保するためのものとして使います。

 

    1. 部署設定、アカウント発行
      例えば、人事部、営業部、技術部を分け、それぞれに権限を振ることが可能です。
      ※当社はグループ会社も同じ管理アカウントで管理しています。
       

 

電子捺印による契約締の流れ

Holmes Cloudの場合の契約書締結の流れをご説明します。（当社が利用している締結フローです。）

    1. PDF、Wordなどの契約書ドラフトをアップロード
      よく使うNDAやサービス提供契約等は、事前にテンプレートとしてアップロード出来ます。
    2. 取引先にメール（URL）を送信（締結相手のアカウントは不要です。）
      生成されたURLリンクを取引先に送り、締結依頼となる。取引先担当者が締結画面に入る際には、本人性確認として、メール認証が発生します。
    3. 取引先担当者が内容確認後、電子署名/電子印影で締結
      合意前に修正が必要な場合は、棄却し必要事項の追記を双方で繰り返し、ドラフト合意した後、締結に進みます。
    4. 双方に締結済みのデータが送られる。
      必要に応じてURLからPDFダウンロードして保管、印刷対応も可能です。
      契約管理システムとしてHolmes Cloudを利用している当社の場合は、締結後自動的にクラウドに詳細情報と合わせて保存されます。

Holmes Cloudを使ってみて良かったこと、現場の温度感について

大幅な時間・手間の削減：海外との契約もスムーズに

製本・捺印・発送にかかっていたタイムロスがほぼなくなりました。契約に付随する諸々の作業時間だけではなく、郵便物が届くまでの時間を考慮しなくて良い。当たり前ですが、契約内容の不備や修正が発生した場合に、締結までにかかる日数は平気で1週間単位で延長されます。電子捺印移行後、そこを考えなくて良くなったのは、大きなメリットでした。

当社ではちょうど先日、上海の企業との契約締結がありましたが、取り交わしにかかった期間は僅か２日でした。通常であれば、国際郵便の往復となり、締結に2週間は見なければなりません。それが2日で完了したのは、目に見える導入成果でした。

コスト削減：地味だが、意外と大きい郵送代、印紙代の削減

印紙代が不要になることももちろん大きなコストメリットですが、郵送費用の削減が意外と大きい。
重要書類を送付する場合、普通郵便ではなく、追跡可能な赤いレターパック等（対面でお届けし、受領印又は署名が受取時に必須）を使わなければならない。通常営業時であれば、送付先住所を事務所にすれば受け取りに問題はないが、自社社員も、お客様も在宅体制に移行したこのコロナ期間、書類の受け渡しは先方との調整含め、意外と大変だったと長谷川は語ります。

約７割の取引先企業様が、電子捺印での対応を受け入れてくれた

当社の取引先のお客様は電子捺印を受け入れていただけるのか、導入前の不安要素の１つでした。

結論：業種・業界にもよるが、官公庁と最大手企業を除く約7割以上の企業が、電子締結を受入てくれる。
（当社一担当者の所感であり、全業種における統計データではありません、あらかじめご了承ください。）

事前調べをしたわけではありませんでしたが、この7割という数字は当初の予想していた以上でした。
また、当社の対応と同じで、「今までは電子契約に抵抗があったが、コロナ禍においては仕方ないので、急遽対応可能としました。」という企業もありました。当社も、コロナ禍において受発注がここまで滞るまでは、電子契約は原則不可としておりましたが、変革を迫られての電子契約導入でした。

そしてこの電子捺印導入可という企業は、コロナをきっかけに2025年の崖を超えるまで不可逆的に増えていくと想定されますので、今後はより使い易く、より便利になっていくのではないでしょうか？

 

Holmes Cloudを1ヶ月使用してみてわかった、これからの課題

Holmes Cloudの電子契約を導入し、時間・手間・コストの削減等、非常にたくさんのメリットがありました。しかし、それと同時に、今後より社内で効率的に運用していくにあたっての課題というものも見えて来ましたので、ご紹介します。

取引先企業様への電子契約のご説明

電子契約は今急速に広まってきているため、ほとんどの担当者様が1.法律的に有効であること、2.セキュリティが確保されているであろうことを、”なんとなく”知っています。しかし、まだ慣れていない企業様も多く、また、”なんとなく”わかっているご担当者様が、会社や上長に説明・提出できるような資料。企業の不安を払拭し、スムーズに電子締結にご同意いただけるような、一定のセキュリティ要件が満たされていることを示す資料、法的効力のFAQ等を準備することができれば、より電子契約を活用できるのではないでしょうか。

 

既存の承認フローにどう落とし込んでいくか

今回Holmes Cloudを導入したのは、当社で使用している承認フローの後、手動でやっていた製本・捺印・発送、そしてその後の契約書管理の部分です。
そのため、連携などは一切されておらず、独立したサービスとして使用しているのが現状です。しかし、プラットフォームが分かれれば分かれる程、従業員の混乱も招きますし、管理も煩雑になっていきます。
既存の承認フローに、Holmes Cloudを落とし込んで使用できるようにするのか、または、全てをHolmes Cloud上で完結できるように統合するのか。
株式会社Holmesが提供している電子契約全社導入に際しての無償コンサルティングサービスを利用し、更に整備を進めていきます。

 

関連リンク

株式会社Holmes

株式会社Holmes、クララ株式会社の電子契約全社導入に際し無償コンサルティングサービスを提供開始
〜電子契約プロセスの構築と最適な契約管理を支援〜

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